毎日仕事が終わらない。
でも自分は精一杯やっている。
周りからは具体的なアドバイスはない。
こうなった時もう仕事を早く終わらせることは
不可能な気がしてしまいます。
そして諦めモードになっていくんですよね。
僕もそうでした。
周りからはもっと効率的にとか
言われたりもしました。
自分は完全にやれる事をやっていると思っていました。
むしろ効率もいい方だと思っていたんで。
今でも効率がいい方だとは思っていますが。笑
その時期にたまたま読んでいた本に書いてあった事を
実行して見たところ、
みるみるうちに良い循環が生まれたんです。
その方法は
●自分のしているタスクを全て書き出す
どういうことか？
私の例を出します。
私はルート営業の仕事でした。
それを１〜１０まで全て書き出すんです。
・品出し
・朝礼
・電話（注文受ける）
・伝票作成
・手配
・FAX
・電話（注文受ける）
・伝票作成
・FAX
・品出し
・電話・・・
というように仕事が続いていきます。
これを朝8時半から会社を出る11時ごろまで繰り返すわけです。
書き出して見たところで、
何も変わらないよ。
結局電話に時間は取られるし、
作業が分断されるけど、
それは仕方のないことだもん。
なんて思って見ていると、
ちょっと見えてくるものがありました。
①FAXを細かく入れすぎていないか
②電話がなんとならないか
まずはFAXはある程度まとめて入れるようにしました。
そのために未処理FAXを入れるBOXを買いました。
すごく細かいことだからあまり関係ないのかな
と思いながらはじめたことでしたが、
席を立つ回数が明らかに減り、
かなりの時短となりました。
次に電話。
電話に出ると作業が止まる、
もしくは作業効率が落ちる。
全ての電話をイヤホンマイクで受けて見てはどうかということ。
また、全ての電話をその瞬間に受けなくても良いのではということ。
全てイヤホンマイクにした結果、
長電話をしてくるお客さんを相手にしながら、
他の作業を効率を落とさず出来るようになりました。
また、営業であればお客さんや、
そのお客さんのかけてくるタイミングで、
今出るべきか後でも大丈夫なのかということが、
なんとなくわかってくると思います。
その感覚を元に今電話に出なくても良いと思えば、
忙しい時は電話を後回しにする。
そんな事をしていくと、
電話で分断されていた作業が、
かなりの効率で進められるようになりました。
その結果。
朝出発するまでの時間が1時間程短縮され、
帰宅時間に関しては１〜2時間ほど短縮されました。
これは私の仕事の例ですが、
このタスクを全て書き出すという方法は、
意外と盲点になっている点をあぶり出すのに
かなり優れていると感じました。
ちなみに下記の本で学んだ方法です。
この本は読み物としても面白かったです。
レビューは賛否両論という感じでしたが、
僕個人としては、
仕事に悩んでいた時期に
前向きに何かをしてみようという
きっかけをくれた素敵な本でした。
本はともかく、
このタスクを全て書き出すという方法。
頭でなんとなく想像してやらないという人が、
圧倒的に多いと思いますが、
とりあえず一回騙されたと思ってやってみると、
意外な発見がありますよ。
